- دفاتری که تجار برای امور تجاری خود به کار میبرند، در صورتی که مطابق مقررات این قانون تنظیم شوند، بین تجار در امور تجاری سندیت خواهد داشت. در غیر این صورت علیه صاحب آن معتبر است. (قانون تجات ماده ۱۴)
بنابراین در صورتی که دعوا بین تجار باشد، دفتر هم به نفع تاجر و هم به ضرر تاجر سندیت دارد. ولی اگر طرف دعوا تاجر نباشد، دفتر به ضرر طرف غیرتاجر سندیت ندارد. همچنین نمیتوان محتوای دفتر را تجزیه کرد و به بخشی از آن استناد و بخش دیگر را رد کرد.
تحریر و پلمپ دفاتر قانونی
همه شرکت های تجاری ثبت شده در ایران و صاحبان کارت بازرگانی(حقیقی و حقوقی) که تاجر هم نامیده می‌شوند، موظند جهت پلمپ دفاتر قانونی در تاریخ مقرر شده اقدام کنند. شرکت ها باید همزمان با ثبت شرکت، دفاتر قانونی به تاریخ روز را درخواست دهند.
و دفاتر سال بعد را نیز نهایتاً تا اسفند ماه سال ماقبل پلمپ نمایند. در غیر این صورت شرکت مشمول جریمه مالیاتی(علی الراس) شده و ممنوع المعامله و کلیه افراد هیات مدیره ممنوع الخروج می گردند. از جمله عملیات خطیر شرکت ها تحریر دفاتر قانونی است که مستلزم تجربه و تخصص کافی می باشد. عدم رعایت آیین نامه تحریر دفاتر و عدم توجه به برخی نکات ظریف موجب رد دفاتر و یا بروز جرایم احتمالی خواهد شد
کاربرد پلمپ دفاتر
پلمپ دفاتر علاوه پیش نیاز دریافت کد اقتصادی است و برای برخی از فعالیت‌های دیگر نیز به ارائه این پلمپ احتیاج خواهید داشت. برای مثال برای دریافت کارت بازرگانی و اظهارنامه مالیاتی، همه اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم هستند که پلمپ دفاتر را انجام دهند.
دفاتر قانونی شرکت به منظور شفاف سازی حسابرسی تنظیم میشود و در زمان تحویل دارای خط کشی و شماره صفحه است که در زمان ورود اطلاعات باید به آن توجه کرد. استفاده از دفاتر پلمپ از یک طرف مراودات تجاری را ثبت می‌کند و از سوی دیگر معیاری برای محاسبه مالیات است. به بیان دیگر در صورتی که پلمپ دفاتر صورت نگرفته باشد، از سوی اداره مالیات فاقد اعتبار بوده و تنظیم کننده مشمول جریمه مالیاتی میشود.
برای جلوگیری از این مشکل، لازم است قبل از شروع سال مالی جدید اقدام به پلمپ دفاتر کنید. به طور مثال در صورتی که تاجر یا یک شرکت تجاری ورشکسته شود، دفاتر قانونی، سندی است که بدهی و طلب تنظیم کننده دفاتر را مشخص می‌کند و اگر این دفاتر درست تنظیم نشده باشند، علیه تاجر سندیت دارند.
مدارک مورد نیاز برای اخد پلمپ دفاتر
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر قانونی افراد حقیقی
- کپی کارت ملی
- کپی شناسنامه
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید (اظهارنامه باید به امضای متقاضی رسیده باشد)
- فرم تکمیل‌شده اظهارنامه پلمپ
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر قانونی افراد حقوقی
- کپی کارت ملی مدیر عامل
- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت کرده‌اید (اظهارنامه باید به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده باشد)
- کپی روزنامه رسمی آخرین ثبت تغییرات شرکت (در خصوص تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی)
- اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه و یا معرفی‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقی دولتی)
پس از پذیرش نهایی، چاپ رسید پذیرش درخواست پلمپ و چاپ اظهارنامه پلمپ دفتر تجاری و سایر مدارک پیش‌گفته باید به سازمان ارسال شود. توجه داشته باشید بعد از ارسال و پست مدارک، درج بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه الزامی است.
روند پلمپ دفاتر قانونی
پلمب دفاتر از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری انجام میشود. که هم برای اشخاص حقیقی و هم حقوقی امکان پذیر است. اشخاص حقیقی و حقوقی باید سال مالی و ماه مالی و روز مالی را مشخص کنند. و یک آدرس دقیق جهت دریافت دفتر در سامانه وارد کنند. دفترهایی که برای اشخاص در دسترس است دفاتر پنجاه برگ، صدبرگ و دویست برگ است.
مراحل اخذ پلمپ دفاتر تجاری به شرح زیر است:
جهت اخذ پلمپ دفاتر تجاری، ابتدا به پایگاه اینترنتی اداره کل ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir ( قسمت پلمپ دفاتر تجاری ) مراجعه نمایید. سپس وارد اولین مرحله ثبت نام شده و مراحل ثبت نام را به ترتیب ذیل گام به گام طی نمایید.
- اطلاعات متقاضی پلمپ دفتر
ابتدا می بایست از قسمت نوع شخص متقاضی ، شخصیت حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت را انتخاب نمایید. ( چنانچه متقاضی پلمپ شخص حقوقی باشد ). سپس تابعیت ، شناسه ملی ، شماره تلفن ثابت و شروع سال مالی و شروع ماه مالی را در سامانه وارد کنید. توجه داشته باشید که منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد.
تاریخ پایان سال مالی، نیز توسط سامانه محاسبه می گردد. بعد از تکمیل اطلاعات فوق ، نشانی ” آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده ” را وارد نمایید. ( استان مقصد / شهر مقصد / کدپستی ) دفاتر پس از پلمپ به کدپستی وارد شده ارسال خواهد شد. لذا این اطلاعات می بایست به صورت دقیق و معتبر وارد شود. لازم به ذکر است در صورتی که شهر مورد نظر در قسمت ارائه شده وجود نداشت ، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است. لذا متقاضیان می بایست به همان روش متداول گذشته اقدام نمایند.
- اطلاعات شخصیت حقوقی
این صفحه مربوط به اطلاعات شخصیت حقوقی شامل شناسه ملی ، شماره ثبت ، نوع ، نشانی متقاضی ، تاریخ ثبت و واحد ثبتی می باشد. پس از تایید اطلاعات شخص حقوقی و انتخاب گزینه گام بعدی وارد مرحله بعد خواهید شد.
- اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ
در این صفحه کاربران می توانند بر اساس اطلاعاتی که تاکنون وارد نموده اند، شماره پیگیری خود را مشاهده نمایند. سمت تکمیل کننده اظهارنامه را وارد نمایید و اطلاعات احدی از اعضاء هیات مدیره متقاضی حقوقی شامل تابعیت ، نام ، جنسیت ، شماره ملی ، نام خانوادگی ، تاریخ تولید ، شماره همراه ، کد پستی و نشانی را نیز در سامانه وارد کنید.
- هیات مدیره شرکت / موسسه
اطلاعات مربوط به مابقی افراد هیات مدیره شرکت یا موسسه می بایست در این قسمت وارد گردد. این صفحه شامل موارد ذیل است : نام ، نام خانوادگی ، تاریخ تولد ، جنسیت ، تابعیت ، شماره همراه ، شماره ملی، نشانی، کد پستی. اطلاعات اشخاص با تابعیت ایرانی می بایست مطابق با کد ملی شخص باشد.
با کلیک بر روی ” گام بعدی ” وارد صفحه بعدی شوید.
- سمت هیات مدیره شرکت / موسسه
در این صفحه اعضاء هیئت مدیره ، مدت تصدی ، تاریخ شروع سمت ، وضعیت حق امضا ، سمت ، هیئت مدیره خارج از شرکا و تاریخ پایان اعتبار سمت را وارد نمایید.
- دفتر مورد تقاضای شخص
این مرحله مربوط به تکمیل نوع دفتر مورد تقاضای شخص ، تعداد برگ های دفتر و تعداد جلد دفتر مذکور است. پس از تکمیل این اطلاعات بر روی گزینه ذخیره کلیک نمایید.
- تایید صحت اطلاعات
در این صفحه می بایست گزینه ” تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز ” را انتخاب کنید.
- مدارک مورد نیاز
در این مرحله تمامی مدارکی مورد نیازی که می بایست آن را فراهم کنید به شما نمایش داده خواهد شد.
سپس با انتخاب گزینه ” چاپ رسید پذیرش درخواست پلمپ ” رسیدی از طرف سیستم به کاربران ارائه می شود.
پلمپ دفاتر یک روزه انجام می شود و حدود یک ماه زمان می برد تا توسط اداره پست به دست موکل برسد. در انتها لازم به ذکر است، هر یک از دفاتر قانونی باید در هر صورت تا ده سال در محل شرکت و جزء اسناد شرکت نگهداری گردد و دفاتر هر شرکتی که منحل شده باشد با نظر مدیر ثبت اسناد در محل معینی از تاریخ ختم تصفیه تا ده سال باید محفوظ بماند.
نحوه پیگیری درخواست پلمپ دفاتر قانونی
پس از ارسال مدارک ، می توانید با مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها ( قسمت پلمپ دفاتر ) ، از وضعیت درخواست خود مطلع شوید.
دلایل رد درخواست پلمپ دفاتر قانونی
در شرایطی این امکان وجود دارد درخواست پلمپ دفاتر رد شود. در ادامه بعضی از این موارد را ذکر می‌کنیم:
- استفاده از دفاتر سال قبل باعث میشود که اداره دارایی بلافاصله اقدام دفاتر پلمپ شما را رد کند و باعث می شود که کلیه زحمات شما به هدر برود.
- ثبت اطلاعات غیر واقعی درباره اعضای شرکت و یا صورت حساب های مالی هم منجر به رد درخواست اخذ پلمپ دفاتر قانونی خواهد شد. این قضیه به شدت برای دارایی و یا اداره ثبت شرکت ها مشخص است و بهتر است چنین اشتباهی در خصوص ثبت اطلاعات غیر واقعی را انجام ندهید.
- اگر شرکت شما شعبه و یا نمایندگی در سایر مناطق دارد بهتر است اطلاعات مربوط به ای شعبه ها را هم بدهید تا از رد دفاتر پلمپ شما جلوگیری شود. نکته ای که از اهمیت زیادی برخوردار است و بهتر شرکت هایی که دارای نمایندگی و یا شعبه هستند بدان توجه کنند.
- بیش از حد گذاشتن صفحات سفید یکی دیگر از دلایل رد دفاتر پلمپ برای شرکت ها است. سعی کنید تا حد امکان صفحات را خالی نگذارید که اداره ثبت شرکت ها به این موضوع حساس هست و ممکن برای همین مورد دفاتر پلمپ شما را رد کند.
- تمامی فعالیت هایی که در طول مدت زمان سال مالی قبل انجام داده اید را بهتر است ثبت کنید این مورد باعث می شود که دارایی با اعتماد بیشتری به فکر تایید دفاتر پلمپ شما باشد.
- پاک کردن و یا از بین بردن مندرجات می تواند منجر به رد دفاتر پلمپ شما باشد پس در حفظ این اسناد مهم جدا تلاش کنید تا دفاتر پلمپ شما توسط همین قضیه ساده رد نشود.
زمان پلمپ دفاتر قانونی
آخرین مهلت درخواست متقاضیان برای دفاتر قانونی سال مالی بعدی، اسفند ماه هر سال است. همزمان با این اقدام باید برای پلمپ دفاتر سال ملی بعد نیز اقدام کنید و تا قبل از پایان سال درخواست خود را به اداره ثبت تحویل دهید. این امر در مورد شرکت‌هایی که هنوز فعالیت خود را شروع نکرده‌اند نیز صادق است.
در واقع عدم فعالیت شرکت ناظر به گذشته است و نمیتوان نسبت به آینده یا سال مالی بعد اعلام عدم فعالیت کرد. از طرفی عدم فعالیت شرکت باید در ۴ ماه اول سال مالی بعد یعنی مهلت قانونی تعیین شده اعلام شود و خارج از این بازه شرکت مشمول جریمه مالیاتی خواهد شد.
هزینه پلمپ دفاتر قانونی یا تجاری
طبق قانون وصول برخی درآمدهای دولت مصوب ۱۳۷۴، ﺣﻖ اﻟﺜﺒﺖ ﭘﻠﻤﭗ ﺑﻪ ازای هر ۱۰۰ ﺻﻔﺤﻪ دﻓﺘﺮ ﺗﺠﺎری ﺑﺪون اﺣﺘﺴﺎب ﺑﻬﺎی اﻇﻬﺎرﻧﺎﻣﻪ ﺳﻪ هزار و ﭘﺎﻧﺼﺪ (۳۵۰۰) ریال است.
ضمانت اجرای پلمپ دفاتر
شایان ذکر است طبق ماده ۱۴ قانون تجارت، درصورتی که دفاتر، طبق قوانین و مقررات، ثبت و پلمب شوند، در دعاوی که در دادگاه طرح می‌گردد، بین بازرگانان و در امور بازرگانی و به نفع بازرگانی که صاحب دفتر است، قابلیت استناد خواهد داشت و همچنین، در صورتی که دفاتر مذکور، مطابق مقررات، پلمپ و امضا نشوند، فقط بر علیه تاجر سندیت خواهد داشت و بازرگان نمی تواند برای اثبات ادعای خود در دعاوی مطروحه، به نفع خود، به دفاتر بازرگانی استناد نماید.
برای مثال، اگر بازرگان «الف»، دفاتر خود را ثبت و پلمپ کرده باشد و ادعای طلبی را از بازرگان «ب» داشته باشد؛ «الف» در دادگاه می تواند به دفاتر خود استناد نماید؛ اما در صورتی که دفاتر خود را ثبت و پلمپ نکرده باشد تنها علیه «الف» قابل استناد هستند و «الف» نمی تواند طلب خود را با استناد به دفاتر ثابت کند.
تبعات عدم پلمپ دفاتر
برای این‌که یک شرکت بتواند کد اقتصادی بگیرد، باید دفاتر خود را پلمپ کرده باشد. پس از دریافت این کد، می‌تواند مفاصا حساب مالیاتی خود را دریافت کند. در نتیجه اولین قدم برای این که شرکت نشان بدهد در امر مالیات شفاف است، ارائه این دفاتر است. به همین دلیل اگر دفاتر را ارائه نکند و یا ایراد و نقصی در آن‌ها وجود داشته باشد، از طرف اداره امور مالیاتی جریمه میشود.
سایر فعالیت‌های مرتبط با پلمپ دفاتر قانونی کدامند؟
علاوه بر این‌که برای دریافت کد اقتصادی نیازمند پلمپ دفاتر هستید، برخی از فعالیت‌های دیگر نیز به ارائه این پلمپ احتیاج دارند. برای مثال برای دریافت کارت بازرگانی همه اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم هستند که پلمپ دفاتر را انجام دهند.
نکات مهم درباره پلمپ دفاتر
- تکلیف انجام پلمب دفاتر تجاری به‌موجب قانون تجارت، بلافاصله پس از ثبت شرکت در دفاتر ثبت تجاری الزامی است. مسئولیت عدم انجام این اقدام با مدیران مربوطه خواهد بود.
- در صورت عدم اقدام به موقع یا عدم آگاهی از روند فرآیند، دچار مسئولیت و چالش‌های قانونی در این خصوص می شوند.
- حتی‌المقدور در ابتدای هرسال جهت دفاتر قانونی سال مالی بعد اقدام گردد. بهتر زمان حداکثر تا پایان دی ماه هرسال است. اگر درخواست پلمپ دفاتر خود را به اواخر سال موکول کنید به دلیل حجم بالای کار، احتمال اشتباه پست به‌وفور افزایش می‌یابد .در این صورت شمارا با مشکلات متعددی روبه‌رو می‌کند.
- منظور از شروع سال، ماه و روز مالی، انتخاب آن‌ها بر اساس مراتب مشخص‌شده در اساسنامه شرکت که ثبت گردیده است می‌باشد. تاریخ پایان سال مالی به‌صورت خودکار توسط سامانه محاسبه می‌گردد. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمب، مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نیست.
- بعد از دریافت دفاتر پلمپ شده برای تکمیل آن باید قوانین و مقررات مربوطه به‌طور کامل رعایت گردد. در این خصوص آئین‌نامه ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم در خصوص نحوه تحریر دفاتر و چگونگی حفظ و نگهداری آن‌ها و تکالیف مربوطه را پیش‌بینی کرده است. بنابراین توصیه میشود مراتب آن به‌دقت مطالعه شود و حتماً رعایت شود.
- بعد از ارسال و پست مدارک، درج بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه الزامی است. این اقدام را از دفاتر منتخب پستی درخواست نمایید.
- پرداخت هزینه‌های پلمب دفاتر تجارتی در سامانه به‌صورت اینترنتی امکان‌پذیر است
- پس از پایان عملیات پلمب، دفاتر مذکور از طریق شرکت پست به آخرین آدرس اقامتگاه قانونی شخصیت حقوقی ارسال می‌گردد. مقتضی است که نسبت به به‌روزرسانی آدرس مذکور از طریق ارائه صورت‌جلسه متناسب اقدام گردد. بدیهی است فراخوانی آدرس ثبت‌شده از سامانه جامع ثبت شرکت‌ها مبنای آدرس ارسالی دفاتر پلمب‌شده خواهد بود.
- با توجه به تکالیف قانونی مقرر در قانون مالیات‌های مستقیم اطلاعات پلمب دفاتر کلیه اشخاص از طریق ارتباط الکترونیکی به سازمان امور مالیاتی ارسال می‌گردد.
- شرکت‌های جدید التاسیس می‌بایست بلافاصله بعد از ثبت شرکت هم برای سال مالی جاری و هم‌سال مالی بعد خود درخواست پلمب دفاتر را به‌صورت الکترونیکی تکمیل نمایند. در صورت عدم انجام وظایف فوق هرگونه مسئولیت عدم پلمب دفاتر طبق قانون با مدیران آن‌ها خواهند بود .شرکت در این صورت مشمول جرائم مالیاتی می‌گردد.
- در شرکت‌های سهامی، داشتندفتر سهام اجباری است ولی نیازی به پلمپ ندارد.
اگر قصد پلمپ دفاتر قانونی شرکت خود را دارید، با مشاوران مجرب ما در موسسه حقوقی ثبت ۳ تماس بگیرید.
ثبت شرکت در خارج از کشور